¿Alguna vez has sentido que necesitarías más de 24 horas al día para hacer todo lo que tienes que hacer? ¿Crees que necesitas más tiempo para dedicarle a la gente o a las tareas que realmente te importan? Muchas veces estos problemas no se solucionan con más horas, sino con una mejor organización o gestión de nuestro tiempo.

En la acelerada vida que vivimos, con la carga de trabajo que nos imponen y la carga de tareas que también nosotros mismos nos imponemos cada día, es imposible no caer en momentos en los que parece que la presión y el estrés puede con nosotros. Toda este estrés sabemos que no nos ayuda en nada a la hora de ser productivos, y mucho menos a la hora de disfrutar de lo que hacemos.

Con una gestión adecuada de nuestro tiempo, toda esa presión de la que hablamos desaparece y el estrés comienza a disminuir, pudiendo así disfrutar mucho más de cada una de las cosas que hacemos en nuestro día a día y permitiéndonos alcanzar los objetivos que nos propongamos.

Pero muchas veces, organizar nuestro tiempo nos parece una tarea imposible. ¿Te ha pasado? La gestión del tiempo es una habilidad, y como tal, podemos entrenarla a base de esfuerzo y método si sabemos cómo. A continuación te damos unas pequeñas pautas para que vayas aprendiendo a gestionar tu tiempo.

Prioriza

La mayoría de las veces, los fallos en la gestión de nuestro tiempo se deben a errores que cometemos a la hora de priorizar unas tareas y no otras. O, simplemente, no analizamos qué actividades son realmente las más importantes y las que requieren más urgencia en su realización.

Este problema era bien conocido por Dweight D. Eisenhower, quien ideó una matriz o una caja para ayudar a gestionar el tiempo, en base a la importancia de cada tarea y la urgencia que requerían. Debemos saber que no siempre lo urgente es lo importante, y viceversa.

Partiendo de este análisis, sabremos qué tareas son las que debemos realizar ahora, cuáles podemos posponer o descartar, cuales podemos delegar y  a cuales debemos buscarlas otro momento para llevarlas a cabo.

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Planifica tus tareas diarias.

Ya sea en el ámbito personal o en el ámbito laboral, si empiezas el día anotando todas aquellas tareas o cosas que debes realizar, podrás hacerte una idea de cuál es la forma más óptima de llevarlas a cabo. Es algo que no te llevará más de 10 minutos al día y que te ahorrará mucho tiempo.

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Enfócate en una tarea cada vez

Parece que el ser multitarea hoy en día es una de las competencias mejor valoradas por las empresas. Sin embargo, la multitarea no es siempre lo más efectivo (de hecho, casi nunca lo es). Serás mucho más eficiente si te centras en terminar una tarea antes de empezar la siguiente.

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Fuerza de voluntad

La fuerza de voluntad o la motivación para realizar ciertas tareas es algo muy importante para conseguir llevarlas a cabo, sobre todo cuando se trata de actividades que no nos gustan demasiado o que nos cuesta mucho trabajo realizar. Debes encontrar la motivación para realizar cada una de esas actividades que necesitas hacer. ¿Por qué debes realizarla? ¿Qué objetivos te ayudará a conseguir?

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Haz primero lo más difícil

Relacionado con el punto anterior, una vez encontrada la motivación para esas tareas complicadas, debes tener en cuenta lo siguiente: la fuerza de voluntad se va debilitando a lo largo del día. Sabiendo esto, seguro que ahora te cuesta mucho menos pensar en qué momento de tu jornada realizarás esas actividades que tanto te cuestan. Si por el contrario haces antes aquello que te resulta más fácil o más ameno, correrás el riesgo de no llegar a realizar nunca las otras tareas.

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Aprovecha las horas mágicas

Además de hacer primero lo más difícil para aprovechar los momentos en los que nuestra motivación está a tope, debes saber que las tres primeras horas del día suelen ser las más productivas, así que utiliza esto para organizarte el día. También sabes que nadie te conoce mejor que tú mismo, así que ya sabrás si eres una persona a la que le cunde más el tiempo por la mañana o por la tarde, algo que sin duda también te servirá para darle un empuje a todo aquello que debas hacer durante tu jornada.

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Crea un espacio de trabajo

Está más que comprobado que rodeado de orden y de silencio se trabaja mucho mejor. Consigue un espacio de trabajo que reúna estas condiciones para que tu productividad se vea aumentada a la hora de realizar cualquier tipo de tarea. De no ser así, te expondrás seguro a muchas más distracciones y alargarás innecesariamente el tiempo de realización de tus actividades.

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Planifica siempre

Hay gente que usa muchos calendarios, gente que utiliza agendas semanales, mensuales o listas y horarios diarios. La clave para gestionar nuestro tiempo de forma definitiva es aprender a usar todas estas herramientas para saber el momento exacto en el que tenemos que realizar cada tarea.

Es importante que aunque usemos agendas y calendarios no nos volvamos personas rígidas y contemos con que esa organización puede sufrir algún cambio de última hora. Por eso es tan importante que vayas revisando y ajustando tu planificación a diario.

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Ten claros tus objetivos

A principio de año parece que nos cuesta menos ponernos objetivos que cumplir a lo largo de los siguientes 365 días. Tener claros los objetivos que queremos conseguir nos ayuda a pensar en qué cosas necesitamos para lograrlos y a organizar el plan que seguiremos para alcanzarlos a final de año. Pero al igual que apuntamos nuestros objetivos anuales, también podemos hacerlo mensualmente, semanalmente o incluso diariamente. Te ayudará a tener esos objetivos más presentes y a ir analizando los resultados que vas obteniendo para, en función de ello, seguir aprendiendo a planificar y gestionar tu tiempo.

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Esperamos que estas pequeñas herramientas te ayuden a gestionar el tiempo de tu día a día y que no te cueste llevarlas a cabo. Recuerda que toda habilidad requiere un entrenamiento, así que esperamos que pronto empieces a notar que tus días empiezan a tener más horas.